費用報銷管理制度及流程

費用報銷管理制度及流程

企業費用報銷流程管理制度精選篇1

一、目的

為加強對市場人員費用管理力度,確保市人員更好開展工作,有效節約用成本,特制訂本制度.

二、適用范圍

本制度適用于市場部及其它相關部門.

三、出差管理

1、員工因公出差,必須填寫《出差報告》和《員工外勤單》,經部門經理同意后,報市場總監批準(可電話確認).

2、員工出差結束三日內必須完成《出差報告》的《出差總結》部分.

四、差旅費

差旅費是指公司員工外出公干期間為完成預定任務所發生的必要的合理費用,具體包括:在途交通費、住宿費、市內交通費、其他公務雜費等.

1、員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具.

2、特殊情況,經公司領導批準后,可選擇飛機.

3、違反公司規定使用交通工具,一律按火車票報銷(超出部分由個人支付)

4、市場交通工具應使用公交車、中巴等,如因特殊情況,可以乘出租車,但需在票據上注明起始地點和原因.

5、員工出差期間,標準內住宿費用實報實銷(但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用).

6、員工外出期間產生的公務費,如郵電費、文件復印費、傳真費等,實報實銷.

7、辦事處主任、部門經理的手機話費在公司報銷標準內,扣除私人話費,實報實銷.

五、備用金管理

1、根據工作需要,員工出差或業務活動可預先向公司借支備用金,借支額度根據實際城要確定,由總經理簽批.

2、備用金借支后應及時沖帳,備用金占用時間應不超過15天,如遇特殊情況不能按時沖帳,可書面申請,經總經理簽字同意后方可延期,但最長不可超一個月.

3、對于長期占用備用金的,財務部將從員工的個人收入中扣減,直到完成沖銷,在此之前不允許再借支備用金.

六、報銷管理

1、駐外人員原則上每月報銷一次,各辦事處人員的報銷票據由各事業部總監簽字后交由出納審核.

2、費用報銷單應嚴格按公司要求妥善貼好,不符合標準,或填報單據不符、金額不符、重復報銷,一律退回業務人員.

3、單據報銷規定填寫和粘貼方法:

差旅費報銷單

a、填寫內容按照《差旅費報銷單》單上的要求填寫.

b、粘貼注意事項:將各類車標按面額的大小分類粘貼,并在粘貼處注明各類面額票據的張數和總金額.

費用報銷單

a、填寫內容按單上的要求填寫.費用一般是指銷售人員在工作中所產生的辦公、餐費等(不含差旅費).

b、粘貼注意事項:原則上只報銷發票,無發票,需事先向財務說明情況.或以其他票據充抵,但需要票據背面注明情況.

c、充抵票據與正式發票分別張貼.不能在一個報銷單中報銷.

此制度適用于公司全體員工,本制度解釋權歸財務部.

企業費用報銷流程管理制度精選篇2

公司報銷及借款管理制度如何制定?應包含哪些內容?

為加強本公司分析核算,規范財務制度及出差的使用原則,提高資金的使用效率,保證出差人員在出差期間工作與生活的需要,本著"保證必須,勤儉節約"的指導思想,提高效率,控制成本,特制定本管理制度.

一、職責

1、各業務負責人對各項業務的合理性、可行性、部門費用控制負責.

2、財務部對各項費用票據的合法性以及費用的預算控制管理負責.

二、借款及報銷原則

1、借款依據及還款時間要求

借款類型借款依據還款時間

投標保證金招投標邀請函招投標結束一個月內

履約保證金合同復印件合同規定期限

租房押金合同復印件合同規定期限

差旅費借款出差借款單出差結束后一個月內

其他借款合同復印件、單筆專項業務費用審批單及預算明細表等借款之日起一個月內

2、出差人員預借差旅費應保證專款專用,不得私自挪作它用.原則上部門經理以上一律不準預借差旅費.

3、其他借款支出,實行單筆總經理審批.

借款審批權限

序列業務審批人業務終審人財務終審人

銷售(含銷管)銷售副總總經理財務經理

服務(含售前、實施、服務)服務副總

運營(含財務、人力行政、市場)總經理

各業務部業務部負責人

4、前款不清,后款不借.除未到期的保證金、押金外,如有未清帳借款,不得再進行下一筆借款,特殊情況由總經理審批.

5、財務部定期對業務借款進行清理,未按照規定時間還款的,對借款人按借款金額10%罰款.

6、報銷時限

(1)差旅費報銷時限為出差返回后兩周內,不得逾期.如逾期報銷,則按逾期10元/天扣減出差費用.

(2)交通及移動通訊費按季度報銷,次季度的首月,必須將該季度的費用報銷完畢,逾期不予報銷.如:6月報銷4-6月交通費及3-5月通訊費.

(3)招待費及會議費等報銷時限為此項業務結束后兩周內,不得逾期.并且報銷時需相關業務負責總經理簽字.

(4)所有報銷單據,超過3個月期限,將不再予以報銷,請務必及時報銷.

三、差旅費報銷標準

1、往返交通費

人員類別飛機火車輪船長途汽車

總經理經濟艙實報經濟艙實報

其他人員特批二等座、硬座、硬臥特批實報

(1)一般員工可乘坐火車硬臥及硬座、長途汽車、輪船三等艙.出差人員白天乘車超過12小時或晚上乘坐火車的,可購買同席硬臥車票,乘坐火車超過13過小時可乘坐飛機,但特殊情況下如需乘坐火車軟臥、輪船二等艙,飛機(僅限于經濟艙),須事先經總經理審批同意.

(2)公司已經統一為員工購買商業意外保險,因此不再承擔個人購買的意外保險費用.

(3)同一地區不同城市之間的往來,只能乘坐長途汽車或火車,嚴禁乘坐出租車,否則不予報銷.

(4)外地交通費20元/天,不到20元,據實報銷;超標,按20元/天報銷,天數計算同補助天數.

2、住宿費

(1)住宿費用為標準間費用,同時出差的同性人員需同住一個標間,報銷時應注明,如住宿費由一人報銷,則需要另一人簽字證明.但如果客戶提供住宿,則不予報銷住宿費用.

(2)住宿費用報銷標準:濟南、青島、煙臺住宿標準150元/天;省內其他城市住宿標準100元/天;省外(如:北京、上海等)住宿標準200元/天.若住宿超標,則超標金額自行承擔.

(3)住宿發票必須真實并且帶有當地稅務或財政監制章(沒有稅務或財政監制章的住宿發票或收據無效).無住宿費發票或發票與住宿地不符者,住宿費用自理,一律不予報銷.

3、出差伙食補助

(1)出差伙食補助標準60元/天(試用期補助標準減半,30元/天),其中50元/天(試用期20元/天)的補助需自行找票.(此處補助標準60元/天,僅為舉例用,各地出差補助標準,單獨郵件發送)

票據要求:會議費、資料費、過路過橋費、汽油費、修理費、汽車、火車票、船票、機票(只限本公司員工)、圖書費、印刷費、服務費(只限于IT服務業)、小額郵費,打車費、月票費、電話費(只限本公司員工)及定額電話費票據等,長條交通票每次報銷補貼時只限用一張,此類票據不準連號(發票連號包括同一本上的發票),不得使用招待及禮品發票.并且發票必須是當年發票.

(2)參加會議、培訓以及陪同客戶參觀出差不享受出差補助.

4、票據規范要求

原始票據必須是符合稅務規定的正規發票,票據完整,內容填寫清晰有序,具體要求如下:

(1)單位名稱要填寫"用友軟件股份有限公司濟南分公司",機打發票單位名稱手寫無效,除非發票票面標示"除單位名稱外手寫無效".

(2)金額的大小寫要相符,字跡要清楚.

(3)日期填寫完整,發票日期要與實際業務日期一致.

(4)開票方發票專用章或財務專用章(必須是全章).

(5)發票項目必須與業務相符,內容填寫清晰有效;

(6)財務部有查驗票據真偽的義務及權利,有權拒絕假偽票的報銷.

(7)因個人原因丟失報銷票據,不可用其他票據抵報,費用自行承擔.

(8)外包付款取得發票為地稅發票,如:實施、開發、服務.營業稅改增值稅地區必須提供增值稅專用發票.

5、報銷單據填寫規范

(1)報銷單據選擇:參照網上報銷系統(網址:__),交通、通訊記入日常費用,其他費用全部記入項目費用中.(除交通、通訊暫緩報銷外,其余費用暫采用手工報銷)

(2)報銷粘貼順序:自上而下,自右而左,按票據類別,實際票據與出差補助票據分別粘貼.報銷清單列示在最后一頁.

(3)大寫數字提示:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億.

(4)報銷單據必須用黑色鋼筆或簽字筆填寫,不得使用圓珠筆,并且不得涂改、大小寫金額填寫一致、合計、部門、姓名、出差事由、日期、領款人均需填寫、部門主管簽字審核、補助填在其他格.

(5)如有替代發票情況,支出憑單上按自找發票填寫報銷內容,原始票據與替代票據分別粘貼,并在《禮品、車費報銷清單》上列清真實業務情況.補貼請自行找票,所找發票不可是一本上票據或連號票據,否則將從報銷單據上直接扣除此金額.

(6)出差補助每天按10元累計填寫到"出差補助金額"中,其余填到"其他"列中.若無補助,則"天數"列不準填寫.

(7)出差過程中發生的招待費等,應單獨粘貼報銷.

6、其他相關規定

(1)出差天數計算:自開始出差之工作日起到回公司工作之日,連續計算天數后減一.

(2)出差過程中涉及禮品、交際費用原則上不予報銷,如因業務需要確需發生此項費用,必須事先向尹總審批,并單獨粘貼支出憑單報銷.

(3)員工出差期間,因游覽或非因工作需要的參觀而開支的一切費用,均由個人自理.

(4)出差中途除因病、遭意外災害或因實際需要由部門經理指示延時外,不得因私事或借故延長出差時間,否則公司不予報支差旅費,并視情節輕重對其進行通報批語、扣發工資、直至辭退等處理.

(5)各部門經理和財務部有權對虛報嫌疑的報銷申請提出質疑并查驗原始單據,經查屬實,財務部有權拒絕報銷本次發生的所有出差費用;如果多次出現同類問題,財務部有權直接扣除相關報銷款,并報公司總經理,公司視情節輕重進行通報批評、扣發工資、直至辭退等處理.

(6)票據超過三個月期限,視為自動放棄報銷,公司不再給予報銷.

(7)集團培訓:先確認費用承擔方.此費用如濟南公司承擔,則首先需__審批然后登陸如下網址:__填寫申請(具體操作,請參照"機構(__)消費卡充值申請說明"文檔),并經財務審批后,直接打印審批單自行去集團卡務中心辦理入住或退卡手續即可.(卡務中心周六、周日不辦公,消費卡用完后請自行到卡務中心退掉.)

(8)支持費用:報銷時一并提供被支持方財務總監及總經理簽字確認的《支持費用確認單》,并執行濟南公司標準.(由于傳真件無法長期保存,請自行復印)

集團支持本公司項目時,則首先需總經理審批,然后報財務經理審批即可,否則不予報銷.

(9)新入職員工第一次報銷時,務必提供報銷卡號及具體開戶行名稱,如:622609531040__,招商銀行__支行等.

本制度自公布下發之日起執行,解釋權歸財務部.

費用報銷需要注意什么?

一、報銷費用的真實性

報銷人需要提供真實的費用發生情況和相關的原始憑證,確保費用的真實性和合法性.

二、報銷費用的原始憑證的完整性

報銷人需要提供完整的原始憑證,如發票、收據、合同等,確保費用的真實性和完整性.同時,原始憑證的日期、內容、金額等要素需要清晰、準確、符合規定.

三、報銷費用要符合企業的制度

報銷人需要了解企業關于費用報銷的相關制度,如報銷標準、報銷流程等,確保自己的費用報銷符合企業的規定.

四、票據要素齊全

報銷人需要提供要素齊全的票據,包括發票號碼、開票時間、發票代碼、發票金額等信息,確保費用的真實性和合法性.

五、遵守稅務法規

報銷人需要遵守國家稅務法規,如開具正規發票、避免虛假報賬等行為,確保費用的真實性和合法性.

六、報銷單據填寫規范

報銷人在填寫報銷單據時,需要按照要求填寫相應的信息,如費用項目、金額、時間、地點等,確保信息的準確性和完整性.

七、審核及審批程序符合規定

報銷人需要按照企業的審核及審批程序,確保費用的審核及審批程序符合規定,避免出現不必要的糾紛和風險.

八、保留相關證據

報銷人需要保留相關的原始憑證和報銷單據,以備后續查詢和審計之需.

以上詳細介紹了費用報銷管理制度及流程是怎樣的,眼接受了費用報銷需要注意什么.通過本文的介紹,我們可以了解到,費用報銷管理制度及流程應如本文所講,費用報銷需要注意的問題在于報銷費用的真實性、報銷費用的原始憑證的完整性、報銷費用要符合企業的制度等等.