如何用電算化的方法編制主要財務報表

如何用電算化的方法編制主要財務報表

答：編制會計報表，是會計工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計核算任務的標識性工作。在電算化會計系統中，更給這一傳統工作任務賦予了新的活力。在會計核算軟件中，編制會計報表分為兩個步驟：第一步是設計階段，有兩方面的設計任務，一是“會計報表格式設計”，二是“數據來源定義”；第二步是使用階段，在一定會計期間，即可自動生成當期會計報表的結果。設計完成的會計報表可以長期使用。生成會計報表的過程快速準確，可以進行正確性檢驗和審核。會計報表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。

資產負債表和利潤表是主要會計報表，在實施電算化以后，通過財務軟件來編制會計報表顯得極為方便，然而在實際應用中，會計報表的編制卻時常出現一些差錯，小編就財務報表管理子系統時出現的問題進行探討。

一、資產負債表編制出現的差錯及原因分析

　　(一)利用資產負債表模板生成的報表，資產總計不等于負債及所有者權益總計

　　濟南仁和會計山師校區小編在教學中經常發現一些學生編制的資產負債表出現不平衡現象，經過分析，造成報表不平衡的原因有以下幾種。

　　1.有些該結轉的賬戶未結轉

　　比如損益類賬戶未結轉到本年利潤，或者制造費用未轉到生產成本，那么損益類賬戶和制造費用賬戶的余額沒有出現在資產負債表的任何一個項目中，自然造成了不平衡的現象。例如，在資產負債表日，其他業務收入有貸方余額800000元尚未結轉至本年利潤賬戶，假如沒有其他特殊情況，此時資產負債表的借方(即資產合計)一定比資產負債表貸方(即負債及所有者權益合計)多出800000元。總之，在生成資產負債表之前，一是要確保所有損益類賬戶余額已全部結轉至本年利潤賬戶并且任何一個損益類賬戶均無余額;二是所有總賬賬戶的余額都能填入資產負債表的某一對應項目中，只有這樣，生成的資產負債表才可能是平衡的。

　　2.科目編碼前后不一致

　　在電算化系統中科目編碼非常重要，而且是計算機系統認識有關科目的標識，系統對數據進行處理時只認識編碼，比如我們在基礎設置中進行會計科目設置時長期待攤費用的編碼為1301，而在資產負債中長期待攤費用項目期末金額的單元公式為：QM(1901，月，001)，那多這個期末數取數就會錯誤。

　　3.報表中單元公式錯誤

　　在用友ERP-U850中，存貨項目的單元公式中沒有“材料成本差異”這個賬戶，如果該單位是采用計劃成本法來核算的，且“材料成本差異”又存在期初或期末余額的，那么存貨項目的取數也會有錯誤;再比如如果未將生產成本賬戶包括在資產負債表中的存貨中，當存在期末在產品時，也會使得報表的存貨余額小于其實際余額，從而有可能造成資產負債表不平衡。

　　(二)應收賬款項目、預收賬款項目、應付賬款項目、預付賬款項目的單元公式定義不十分準確

　　按照有關企業會計制度規定，預收賬款業務很少的企業，可以不設置“預收賬款”科目，發生的預收賬款，通過“應收賬款”的貸方來反映。但在編制資產負債表的時候，必須把應收賬款和預收賬款分別反映。即應收賬款項目反映應收賬款相關明細科目的借方余額，預收賬款項目反映應收賬款相關明細科目的貸方余額。而在用友UFO報表中應收款項項目的單元公式是：

　　QM(1131，月，年)-QM(1141，月，年)

　　也就是沒有考慮預收賬款賬戶的余額情況。預收款項項目的單元公式是：

　　QM(2131，月，年)

　　也就是沒有考慮應收賬的明細賬余額情況，這顯然跟企業會計準則的規定有比較大的差距。

　　這個單元公式正確的定義方法為：(1)不設置預收賬款科目的，而且應收賬款科目設置明細科目的;(2)不設置預收賬款科目的，而且應收賬款科目設置為客戶往來輔助核算。如果應收賬款科目沒有采用設置明細科目的形式，而是設置了客戶往來輔助核算，那么就要取期末余額為借方的客戶的匯總數作為應收賬款的數據;(3)既設置“應收賬款”又設置“預收賬款”科目。如果企業同時開設“應收賬款”科目和“預收賬款”科目，則編制資產負債表時，應收賬款應根據“應收賬款”、“預收賬款”科目的所屬明細科目的期末借方余額計算填列，預收賬款應根據“應收賬款”、“預收賬款”科目的所屬明細科目的期末貸方余額計算填列。同樣的道理，應付賬款和預付賬款的公式也可以用這種原則來編制。

　　(三)未分配利潤項目的單元公式有待完善

　　以用友ERP-U850為例，在資產負債表中“未分配利潤”項目期末數的公式為：

　　QM(“3131”，月，年，)+QM(“314115”，月，年，)

　　在實際操作中，如果本單位是采用表結法的，那么在非年末時“未分配利潤”項目的取數結果為“本年利潤”賬戶的余額及年初的未分配利潤之和，在12月年末時，由于已經將“本年利潤”賬戶余額轉入“利潤分配—未分配利潤”賬戶，那么根據這個公式，12月份的期末數就取自于QM(“314115”，月，年，)，可是在賬結法下，平時不將損益類賬戶轉入“本年利潤”的，也就是說“本年利潤”的余額平時為零的，這個公式顯然不能滿足實際需要。另外，“未分配利潤”期末數包括以前年度留存的利潤或未彌補的虧損，以及本年形成的還未分配的利潤，我們無法從報表中獲得本年形成的累計利潤數和上年留存利潤數。

　　所以濟南仁和會計山師校區小編小編建議，在“未分配利潤”項目下面增加“本年利潤”明細項目，按照本年利潤余額填列，用來反映本年度所形成的還未分配的利潤，再增加一個“年終分配后的利潤”項目，用來反映通過年終分配還剩余多少未分配利潤。

　　二、利潤表編制出現的差錯及原因分析

　　以“財務費用”項目為例，用友UFO報表中將其取數公式設置為：FS(5503，月，“借”，年)，按照這種方式設置，只有“財務費用”科目發生額全部為借方發生額時，才能保證利潤表中“財務費用”項目的數據是正確的，當出現貸方發生額時，按上述公式取數的結果將是錯誤的。以票據貼現為例，當票據本身的利息大于票據的貼現息時，會計分錄為：

　　借：銀行存款11000

　　貸：應收票據10000

　　財務費用1000

　　按公式FS(5503，月，“借”，年)取數編制利潤表時，“財務費用”項目的數值將比實際數多1000元。不僅“財務費用”項目存在這種問題，事實上，利潤表中的其他項目也存在與“財務費用”項目相類似的現象。比如“管理費用”、“銷售費用”等。在教學過程中，有同學將“銷售費用”科目的性質不小心設置成了“收入”性質，那么在月末結轉損益時“銷售費用”就從借方從紅字轉出了，那么“銷售費用”的借方發生額就為零也就不能生成利潤表數據了。出現上述這些情況如何來解決呢?

　　(一)按相關科目的本期發生額進行取數，但損益類科目本期均按正方向進行結轉

　　出現一些特殊的沖減業務需要進行反方向編制分錄時，就采用紅字沖銷憑證的方法來處理，仍以上述票據貼現為例，按紅字沖銷方式編制記賬憑證時，會計分錄編制為：

　　借：應收票據-10000

　　財務費用-1000

　　貸：銀行存款-11000

　　這樣雖然解決了利潤表編制的問題，但與現行會計制度規定存在一定的偏差，還是有些不符合會計制度要求。

　　(二)按相關科目的本期發生凈額進行取數，但必須在期末結轉前完成利潤表的編制

　　對于收入類科目，凈額是貸方發生額減去借方發生額，費用類科目的凈額則為借方發生額減去貸方發生額。利潤表“本月數”各項目根據相關會計科目的借貸方凈發生額分析填列，仍以“財務費用”項目為例，取數公式定義為：

　　JE(“5503”，月，)或

　　FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)

　　該公式從會計制度的角度理解沒在什么錯誤，但從計算機數據處理的角度出發，還是存在一定的缺陷。按會計制度規定，“財務費用”的本期發生額要于期末結轉到“本年利潤”賬戶，期末結轉業務在計算機系統中，也被看作是發生額。當企業完成期末結轉后，按上述所定義的凈發生額取數，“財務費用”項目的數據將是0，這顯然與實際情況不符。所以按凈發生額取數，則必須保證在期末結轉前完成利潤表的編制，才能保證其正確性。

　　(三)按相關科目的本期凈發生額和本期凈結轉額兩部分來進行取數

　　濟南仁和會計山師校區小編在總結經驗后對取數公式進行了修改，仍以“財務費用”項目為例，其取數公式可以設置為：

　　JE(“5503”，月，)+DFS(“5503“，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，) 或

　　FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)+DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)

　　通過上述公式取數時，若未進行期末結轉，則“財務費用”項目的數據只由“財務費用”的凈發生額構成，即由JE(“5503”，月，)或FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)生成;若已全部完成期末結轉，則“財務費用”項目的數據只由“財務費用”的結轉凈額構成，DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)來生成;若存在部分結轉時，“財務費用”項目的數據將由“財務費用”科目凈發生額和“財務費用”科目凈結轉額兩部分構成。

　　按照這種方式編制利潤表，不需要考慮報表編制時間的限制，也不必考慮損益類科目如何入賬、抵減事項如何處理的問題，只要確保各損益類科目已經確認入賬，就都可以體現在利潤表的相關項目中，也就不會影響利潤表編制的正確性。

對于如何用電算化的方法編制主要財務報表的問題，小編已經分享完畢。會計電算化不僅使財務人員從繁重的手工操作中解脫出來，更重要的是它提高了會計工作水平，促進了會計工作職能的轉變，滿足了管理的需要，在中國的經濟建設中必將發揮愈來愈大的作用。如果各位對小編解答的內容有什么疑問的，會計學堂有非常多的財會咨詢,還有專業的答疑老師,時刻為你答疑解惑，快來點擊小窗口咨詢吧.