會計檔案的概念歸檔、移交和利用、保管期限

會計檔案管理

會計檔案是記錄和反映經濟業務事項的重要史料和證據。單位應當保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

一、會計檔案的概念

是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。包括電子會計檔案。各單位的預算、計劃、制度等不屬于會計檔案。

二、會計檔案的歸檔

三、會計檔案的移交和利用

(一)會計檔案的移交

單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

(二)會計檔案的利用

單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案査閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。

四、會計檔案的保管期限

會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限是從會計年度終了后的第一天算起。永久，即是指會計檔案須永久保存;定期，是指計檔案保存應達到法定的時間，一般分為10年和30年。

五、會計檔案的鑒定和銷毀

(一)會計檔案的鑒定

單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。

經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

(二)會計檔案的銷毀

經鑒定可以銷毀的會計檔案，銷毀的基本程序和要求是：

1.單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊。

2.單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構+會計管理機構+信息系統管理機構共同派員監銷。

(三)不得銷毀的會計檔案

保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得

銷毀。特殊情況下的會計檔案處置單位分立/合并情況下的會計檔案處置：

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(四)建設單位項目建設會計檔案的交接建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。

(五)單位之間會計檔案的交接

單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。

交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。 檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。