本文以用友的財(cái)務(wù)軟件(7.2版)為例，介紹一下日常財(cái)務(wù)軟件使用中的心得。

　　一、新建套帳時(shí)的注意事項(xiàng)

　　拿到一套軟件之后，不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應(yīng)該對(duì)軟件的使用細(xì)則有一套清晰的了解，應(yīng)了解該財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)作流程。然后，按下列程序進(jìn)行套帳的初始化操作。1、在用友財(cái)務(wù)軟件中，首先應(yīng)該以管理員的身份新建套帳，建帳之后不應(yīng)先去初始化期初余額，更重要的工作是進(jìn)行財(cái)務(wù)分工!不要對(duì)我說(shuō)你單位就你一個(gè)會(huì)計(jì)，即便如此，你也得進(jìn)行財(cái)務(wù)分工，身兼數(shù)職：所有的財(cái)務(wù)軟件都將憑證的錄入與審核計(jì)帳相分離，以便交叉監(jiān)督。最常見(jiàn)的財(cái)務(wù)分工方式是分成四人：系統(tǒng)管理員、制單員、審核員、記帳員。在以后的使用中，應(yīng)該按帳務(wù)核算的分工以不同的身份登錄財(cái)務(wù)軟件。2、進(jìn)行科目設(shè)置。在財(cái)務(wù)分工之后，接著應(yīng)查看由系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)科目是否能夠滿足你單位的核算需要，如果不夠(準(zhǔn)確地說(shuō)，肯定不夠!)，還應(yīng)該添加相關(guān)的科目。比如，在核算增值稅的過(guò)程中，很明顯地需要“應(yīng)交增值稅”二級(jí)科目甚至三級(jí)科目，但你在系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)科目中不能找到，此時(shí)應(yīng)進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”模塊，進(jìn)行科目的添加工作，在添加的過(guò)程中，應(yīng)該注意對(duì)科目編碼的設(shè)置。如果是二級(jí)科目，該科目的前三位編碼一定要設(shè)成對(duì)應(yīng)的一級(jí)科目的代碼。應(yīng)該知道的是，用友財(cái)務(wù)軟件對(duì)科目的管理是以科目編碼為依據(jù)的，如果科目編碼設(shè)置錯(cuò)誤的話，后患無(wú)窮!而且，科目只要設(shè)定好了，以后核算中想將之刪掉都不行!3、進(jìn)行期初余額的設(shè)定。如果你新建套帳的啟用日期是在年份中間，在錄入期初余額時(shí)，不能在“年初余額”欄目中輸入，這樣做是徒勞的。我就曾因?yàn)樵搯?wèn)題一直懷疑是否是有軟件故障。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進(jìn)行期初余額錄入時(shí)，一定要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，因?yàn)椋@些期初數(shù)據(jù)一旦發(fā)生作用時(shí)，你是無(wú)論如何也不可能去修改的!

　　二、日常核算過(guò)程中的注意事項(xiàng)

　　用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行日常的會(huì)計(jì)核算，有時(shí)會(huì)遇到自找麻煩的事，手工處理中很簡(jiǎn)單的事情，在計(jì)算機(jī)上你卻束手無(wú)策!常見(jiàn)的問(wèn)題如下：

　　1、不能進(jìn)行憑證錄入：剛使用用友軟件時(shí)，你首先會(huì)進(jìn)入“憑證處理模塊”，進(jìn)行憑證的錄入，但往往你都不會(huì)成功。原因何在?因?yàn)槟阄磳?duì)憑證進(jìn)行“憑證類別”(也就是常見(jiàn)的“收字、轉(zhuǎn)字、付字”)設(shè)定，解決方法很簡(jiǎn)單，進(jìn)入“憑證類別”進(jìn)行設(shè)定即可。

　　2、錄入的憑證無(wú)法登帳。當(dāng)你辛辛苦苦地錄完憑證之后，在進(jìn)行記帳操作時(shí)，你很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)可供記帳的憑證是空白的，為什么?這里，就不得不提到核算的過(guò)程了。在用友的財(cái)務(wù)軟件中，基本的核算過(guò)程是：憑證錄入->憑證審核->憑證錄帳，這個(gè)基本程序是不可不知的。另外，根據(jù)交叉監(jiān)督的原則，在憑證錄入時(shí)你是不可能同時(shí)進(jìn)行憑證審核、記帳的，你(或者其他人)必須以不同的身份再次重新登錄，才能夠進(jìn)行審核、記帳操作。

　　3、以記帳的憑證無(wú)法修改。在你將所有的憑證都記帳之后，你發(fā)現(xiàn)之前你的會(huì)計(jì)憑證錄入有誤，怎樣去修改?這個(gè)過(guò)程有些復(fù)雜。首先以“審核員”或者“記帳員”的身份重新登錄，然后進(jìn)入“套帳管理”模塊，選擇“恢復(fù)記帳前狀態(tài)”菜單，這時(shí)，你可以在“恢復(fù)最近一次記帳前狀態(tài)”和“恢復(fù)到月初時(shí)狀態(tài)”之間進(jìn)行選擇。之后進(jìn)入“憑證處理”模塊，取消對(duì)出錯(cuò)憑證的審核，然后再以“制單員”的身份重新登錄，進(jìn)行修改操作。

　　三、套帳之間數(shù)據(jù)共享問(wèn)題

　　在日常工作中，用一套軟件進(jìn)行多套帳務(wù)的核算是很正常的。于是，這里我們會(huì)遇到一些信息重用的問(wèn)題，比如，總公司和分公司分別核算，用到的會(huì)計(jì)科目大都相同，如果這兩套帳都是由一人核算的，那么會(huì)計(jì)科目的“助記碼”都是一致的。在新建第二套帳時(shí)，如何將第一套帳中會(huì)計(jì)科目信息為第二套帳所用，總不可能再依次輸入吧?用友的財(cái)務(wù)軟件中為我們提供的相應(yīng)的解決的方案。進(jìn)入用友財(cái)務(wù)軟件的“用友帳務(wù)(工具)”輔助程序，選擇科目復(fù)制即可。應(yīng)該注意的是，能夠進(jìn)行科目復(fù)制的前提是兩套帳的科目編碼規(guī)則應(yīng)該是一致的，否則，復(fù)制操作無(wú)法完成。

　　四、編制財(cái)務(wù)報(bào)表的問(wèn)題

　　“UFO報(bào)表”程序是用來(lái)對(duì)由用友帳務(wù)產(chǎn)生的帳務(wù)資料進(jìn)行再加工的輔助軟件。它能夠?qū)⒁延械膸?wù)資料進(jìn)行處理，生成各種財(cái)務(wù)報(bào)表。在實(shí)際使用中最容易出一些簡(jiǎn)單而又最不容易發(fā)覺(jué)的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：無(wú)法生成報(bào)表，但你又無(wú)法得到出錯(cuò)信息，這個(gè)問(wèn)題我曾遇到過(guò)，很是惱人!進(jìn)行報(bào)表生成時(shí)，正確的程序是，1、在文件菜單中選擇“新建”操作。2、在文件菜單中選擇“帳務(wù)路徑”，這是最關(guān)鍵的一步!比如你在財(cái)務(wù)軟件是安裝在D：UFSOFT72下面，假設(shè)已建一套編號(hào)的001的套帳，那么，在設(shè)定帳務(wù)路徑時(shí)，你就不能夠?qū)?wù)路徑設(shè)為D：UFSOFT72ZT001，這樣做是錯(cuò)誤的。UFO中的“帳務(wù)路徑”，是指系統(tǒng)文件ZWSET.MDB的存放路徑，有了這點(diǎn)認(rèn)識(shí)，你才能夠順利地進(jìn)行報(bào)表處理。

　　在編制財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，你可能有這種體會(huì)，明明你的帳務(wù)處理沒(méi)問(wèn)題，但是由UFO生成的資產(chǎn)負(fù)債表總是不平。這時(shí)，首先你應(yīng)檢查在“所有者權(quán)益”欄中每個(gè)項(xiàng)目的公式是否與你的會(huì)計(jì)核算相一致，最常見(jiàn)的問(wèn)題是UFO軟件對(duì)“未分配利潤(rùn)”的計(jì)算和對(duì)“盈余公積”的處理與你的核算方法有沖突(如：對(duì)“本年利潤(rùn)”采用“表結(jié)法”還是“帳結(jié)法”的不同處理，都會(huì)影響對(duì)未分配利潤(rùn)的計(jì)算)。