典型業務的內外帳分錄處理之采購業務的主要核算類型及分錄處理

典型業務的內外帳分錄處理之采購業務的主要核算類型及分錄處理

三、采購業務的主要核算類型及分錄處理

(一)、采購分錄

采購業務成千上萬，形式各有不同，但在會計處理上，其實都可以概括成三種核算方式。

1、單、貨同到 (內外處理相同，指規范性內帳)

【說明】(下同)：單----指發票

貨----指入庫單

借：原材料\固定資產\周轉材料等

應交稅費---應交增值稅(進項稅額)

貸：銀行存款\應付賬款等

2、單到、貨未到 (內外處理相同)

借：在途物資-----XX供應商

應交稅費---應交增值稅(進項稅額)

貸：現金/銀行存款/應付賬款等

待后續實際收到貨物入庫

借：原材料等

貸：在途物資----XX供應商

【問題】如果單到、貨未到、款未付，內帳需不需要做賬?

3、貨到、單未到

由于沒有發票無法確定金額，所以只能暫估入庫。當然，沒票，就不存在進項稅的核算。

借：原材料等---暫估價

貸：應付賬款---暫估價

注意，暫估入庫業務，后續處理有二種方法：

(1)、理論做法：下個月月初就沖銷上述暫估分錄，待以后實際入庫時，再按“單貨同到”處理。

(2)、實務中下月初不處理，直到貨物實際入庫時，才先沖銷，再按單貨同到入賬。

【提示】暫估價不是隨意亂估的。一般是有合同的按合同價，沒有合同的按前期同類價。

【說明】1、建議內帳按上述方法處理。

2、內帳也可以不暫估，直接按合同價、付款價入賬。畢竟內帳入賬不是以發票為直接依據，而是
看真實的入庫單與付款憑證。當然要注意以后收回發票時，不要重復入賬。

3、外帳中的材料暫估，拿回發票的最遲期限是匯算清繳之前。

4、特例：采購之初就確定沒有發票的

跟費用不同，費用或許會需要入賬，但材料絕對不應該計入外帳，只能計入內帳。不然后期的納稅調整分錄會很麻煩。

5、介紹一種實務常用方法

為了加強對供應商的管理，即為了通過應付賬款明細賬的借貸方，能夠很清晰知道每期向各個供應商的采購量和還款額，實務中常常無論是否在采購時即付款，都先通過“應付賬款”進行歸集，之后再核算實際支付情況。

借：原材料

應交稅費—應交增值稅(進項稅額)

貸：應付賬款

借：應付賬款

貸：銀行存款

(二)、運費分攤

營改增后，運輸業增值稅發票：普票只能是全額計入采購成本，專票是稅額進入進項稅，不含稅運費才計入采購成本。

運費一般可按重量、金額、體積等方式進行分攤。 (內外帳通用)

1、分攤率

分攤率=運費/所運貨物重量或金額或體積之和

2、某種貨物應該分攤的運費

分攤的運費=該貨物重量、金額、體積*分攤率

3、某種貨物的入賬成本

入賬成本=貨價(不含稅：指進項稅能抵扣時)+分攤的運費

4、 特別：有些企業喜歡匯總開具運費(也分不清是采購還是銷售的運費)

這是不規范的行為，此時只能把運費計入相關費用(管理費用或銷售費用)，但稅局有權重新進行核定或處罰的。

(三)、入庫短缺的會計處理

數量：按實際入庫數量(低于送貨單或發票數量)

1、因正常損耗 (內外帳通用)

正常損耗只影響數量，即應按實際到貨數量入賬，不扣減總價金額，也不需作進項轉出，一句話，只改變了進貨單價，其他不變(分錄不變)。

(1)、入賬數量：按實際入庫數量(低于送貨單或發票數量)

金額：按實際采購金額(與發票金額相同)

(2)、分錄(同正常情況的分錄處理完全一樣)

2、因非正常損耗 (內外帳通用)

(1)、屬于非常損失(人力不可抗拒的自然災害)的，進項稅不用轉出 (可以繼續抵扣)，按不含稅進價(凈損失)轉入營業外支出。

借：原材料 (發票價-損失的不含稅價)

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) (發票額)

營業外支出—非常損失 (損失貨物的不含稅價)

貸：銀行存款/應付賬款等

(2)、屬于運輸公司責任的，進項稅不用轉出，賠償部分計入其他應收款，無賠償部分按凈損失計入營業外支出。

借：原材料 (發票價-損失的不含稅價)

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) (發票額)

其他應收款—運輸公司 (損失貨物的賠償部分)

營業外支出—損失 (損失貨物的無賠償部分)

貸：銀行存款/應付賬款等

(3)、屬于發貨錯誤的，如果同意后續發貨：

按發票入賬。對多發或少發的貨物不核算，只在備查簿或記事本登記，待下次采購發貨時調整(補發或扣減)，下次的采購分錄，也是只按發票入賬。

(4)、屬于發貨錯誤的，如果不同意后續發貨(本年內)的：

A、多發貨的，如果決定退貨：

外帳----先按發票數量、金額入賬。對多發的，直接退貨就行，不能也不需要做退貨分錄(因為多發的也沒有發票)。

內帳----同外帳。

B、多發貨的，如果愿意留下貨物：

外帳：先按發票數量、金額入賬，多余的貨，不用暫估入賬，先備查：如果能收到補票，就再做一次采購分錄;如果沒有補票，則只能計入內帳。

內帳：按實際入庫的數量和金額入賬。

C、少發貨的，如果愿意補發：

內外帳：按發票數量和金額入賬，缺少的部分，只需備查，收到補貨時無需再做分錄。

D、少發貨的，如果不愿意補發：

外帳：先按發票正常入賬。對短缺貨物：如果有紅票，可以做出退貨分錄;如果沒有紅票，則不需做退貨分錄，因缺貨而實際少付的那部分金額，以后用現金沖銷。

內帳：按實際收貨的數量和金額入賬

(5)、屬于管理不善造成的損失(如自運時途中丟失、被盜)，進項稅不得抵扣(已抵扣的需作進項轉出)，按價稅合計的凈損失轉入營業外支出。

入賬

數量：按實際入庫數量

金額：按發票價扣除損失后的余額。

損失：先計入“待處理財產損溢”，查明原因后轉入營業外支出等。

分錄:

入庫時

借：原材料

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) (發票稅額)

待處理財產損益

貸：應付賬款等

按上級指示處理損失

借：其他應收款---責任人或保險賠款

營業外支出 (凈損失)

貸：待處理財產損益

應交稅費—應交增值稅(進項稅額轉出) (損失財產所包含的進項稅)

(四)、采購尾款的處理

支付采購貨款，通常會有尾款抹零的情形。

1、內帳

借：應付賬款

貸：庫存現金

管理費用/營業外收入 (抹零)

2、外帳

借：應付賬款

貸：銀行存款

庫存現金(抹零)

說明：要附一張現金付款憑證或者對方的收據(以對方采購員或收款員的名義)。

(五)、實際付款低于發票款

1、不開票

因各種原因雙方同意減付貨款的，一般此時銷售方不能或懶得開具紅票沖銷尾款收入(更多時候也不在意)，因而實質上類似于抹掉尾款，所以可參照上述尾款處理的方法處理。

如果對方開具紅票，則屬于平銷返利處理。

2、屬于債務重組的

如果減免貨款屬于債務重組的情形，則按債務重組處理。

借：應付賬款

貸：銀行存款

營業外收入 (減免的貨款)

(六)、采購退貨的處理

1、如果能收到紅票

內外帳：按紅票做出退貨分錄

借：應付賬款或應收賬款

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) 紅字

貸：原材料

2、如果沒有紅票

外帳：一般可以不做賬。如果強行要做賬，可以不規范的做出

借：應付賬款或應收賬款.

貸：原材料

應交稅費—應交增值稅(進項稅轉出)

內帳：可以同外帳的進項轉出分錄

注意外帳：有紅票的是紅字進項;沒紅票的是進項轉出。

(七)、采購換貨的處理

1、外帳：

實務中很多(特別是金額沒變化的)都不作處理，這是有風險的，因為發票跟實物對不上，以后成本結轉在品種、數量上也對不上的。

規范化的處理是先退貨，再采購。只是有點繁瑣。

2、內帳：

可以按外帳處理，也可以直接換貨：

借：庫存商品—換回的貨

貸：庫存商品—退的貨

應付賬款 (補或收的換貨貨款差額)

如果內帳也核算增值稅，借方補上進項稅(當然得對方補票了才行)

(八)、接受對方返利(與采購量掛鉤)

規范性：屬于平銷返利

1、以貨幣返利

(1)、對方開具紅票的

外帳：只能由銷售方開具紅票

A、流轉稅：沖減當期增值稅進項稅額

當期應沖減進項稅金=當期取得的返還資金÷(1+所購貨物適用增值稅稅率)×
所購貨物適用增值稅稅率　B、企業所得稅：沖減進貨成本，增加應納稅所得額，繳納企業所得稅

C、發票：如果能夠取得開具紅字增值稅專用發票通知單，可以由供貨方開具紅字專用發票。

D、一般分錄

借：銀行存款

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) (紅字)

貸：主營業務成本

內帳：

借：銀行存款

貸：營業外收入

應交稅費—應交增值稅(進項稅額)(如果內帳核算稅)

(2)、對方不開紅票的

外帳：

如果是用返利抵債，只需找機會以返利額用現金沖銷應付賬款(不增加所得稅);

如果是用現金返利，最好不入外帳，而是直接入內帳;

最好不用銀行存款返利，不入賬則很易被發現，入賬則要交所得稅(分錄同內帳)。

內帳：

借：庫存現金

貸：營業外收入

2、以實物返利

(1)、收到合并的藍票(不合算，有點屈)

返利物品計入最近一次的采購發票里，但只是增加了數量，金額沒變。

比如獲得上月返利10件，本次采購100件，金額1萬，則發票上是：數量110件，金額1萬。

外帳：此時按發票入賬，同正常采購沒區別。

注意，千萬別在摘要欄寫“有10件返利或贈品”。

內帳：可以按外帳的方式，也可以把返利作為收益。

借：原材料 11000 (正常單價是100元)

應交稅費-應交增值稅(進項稅) 1700 (發票稅額)

貸：應付賬款 11700

營業外收入—返利 1000 (10件，單價100元)

(2)、返利物品單獨開票(藍票)

按發票作正常采購處理，注意，千萬別在摘要欄寫“有10件返利或贈品”。

外帳：先核算發票

借：原材料

應交稅費—應交增值稅(進項稅額)

貸：應付賬款

注：如果摘要欄注明是返利，貸方就應該是營業外收入或主營業務成本

以后沖銷虛假的應付賬款

借：應付賬款

貸：庫存現金

內帳：只需--貸方就應該是營業外收入，沒有后面的沖銷假賬分錄)

(3)、返利品沒開票

外帳：沒有發票，外帳不能、也不需反映。

內帳：按返利品目前價值，計入營業外收入。

借：原材料

貸：營業外收入

(九)、采購獲得贈品的處理

如果是返利性的贈品，按上面的返利處理;如果是現場獲贈，即“買一贈一”形式：

1、如果贈品在發票上體現

按發票內容，按照正常采購處理，沒必要反映贈品收益(內外帳均是)。

2、贈品沒有在發票上的反映

外帳：只按發票入賬，不用考慮贈品。

內帳：可以考慮贈品

借：原材料 (發票)

應交稅費—應交增值稅(進項稅額)

庫存商品---贈品 (按市面價)

貸：銀行存款/現金

營業外收入

(十)、按“稅點”購票

所謂稅點，就是買賣增值稅專票時，按打算開具的不含稅銷售額，乘以一個點數(一般是8點、10點)，然后按乘積支付價款。

通常是因為購票方的進項稅額不夠，或者所得稅成本、費用不夠，所以采用買票的方式偷稅。

通常是內帳只核算支付的價款，不理票的內容。外帳購票的目的是抵稅，所以票上的內容是核算的核心。

【注意】前提是雙方關系很好，不然對方不退款，你連官司都沒得打。

1、安全性高一點的做法：通過銀行匯款外帳：

借：費用類/原材料 100

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) 17

貸：銀行存款 117

對方收款后扣除購票款，余款打入購票方私戶，此時外帳不用記錄，而是計入內帳。

內帳：

付款時 : 借：應收賬款—購票款 117

貸：銀行存款 (票面價稅合計)117

回款時 : 借：管理費用—購票 (取8個點) 8

銀行存款—私戶 (對方退回的款項) 109

貸：應收賬款 117

2、高風險性的做法：只對購票款通過銀行甚至是現金核算

外帳：

借：費用類/原材料 100

應交稅費—應交增值稅(進項稅額)17

貸：銀行存款/庫存現金 8 (購票款)

應付賬款 109 (余款)

以后對這筆子虛烏有的應付賬款，用現金沖銷

借：應付賬款 109

貸：庫存現金 109

內帳：

借：管理費用—購票款 8

貸：銀行存款/庫存現金 8

(十一)、采購時虛開發票(即多開發票金額)

虛開金額，對于虛開部分，一般對方是要收稅點的。

比如采購100萬，要求對方按120萬開票，一般的手段有：不虛增物品、也不虛增數量、只抬高單價;或者干脆虛增數量、金額或物品等。

1、外帳

由于有真實的采購業務墊底，所以不需要按票面全額付款，即不需要采用上面那種所謂安全性高一點的那種方法，而是直接支付真實貨款和虛開的稅點款，虛開部分先掛賬，以后用現金沖銷。

借：原材料 (發票金額=真實貨款+虛開貨款)

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) (發票稅額=真實進項+虛開進項)

貸：銀行存款 (真實貨款+真實進項稅額+稅點款)

應付賬款 (虛開的部分，已扣減稅點款)

以后找機會沖銷：

借：應付賬款

貸：庫存現金

2、內帳

不核算虛開部分

借：原材料 (真實貨款)

應交稅費—應交增值稅(進項稅額) (發票稅額=真實進項稅額)

管理費用---票點 (稅點款)

貸：銀行存款 (實際貨款+實際進項稅額+稅點款)