合同管理包括哪些方面

合同管理包括哪些方面

1、合同簽訂

(1)簽訂合同的前期調查.

每一項合同在簽訂之前,應當做好以下幾項工作.

應當做好市場調查.主要了解產品的技術發展狀況、市場供需情況和市場價格等.

應當進行潛在合作伙伴或者競爭對手的資信調查,準確把握對方的真實意圖,正確評判競爭的激烈程度.

了解相關環境,做出正確的風險分析判斷.

(2)合同談判和合同簽署.

談判是指人們為了協調彼此之間的關系,滿足各自的需要,通過協商而爭取達成一致意見的行為和過程.合同談判的結果決定了合同條文的具體內容.因此,必須重視簽訂合同之前的談判工作.談判要注意如下三個問題.

要制定切合實際的談判目標.

要抓住實質問題.只有抓住了問題的實質和關鍵,才能衡量談判的難度和距離,適當調整談判策略.

營造一個平等協商的氛圍.

2、合同履行

《民法典》(自2021年1月1日起施行)名列前茅百一十九條規定:依法成立的合同,對當事人具有法律約束力.有效的合同是當事人遵守的行為準則和合法性根據.對于執行過程中出現的問題,本著合同簽署前的談判精神和客觀情況,按照共贏和互利的原則盡快解決.

3、合同監測

合同監控至關重要,需要將其寫入協議.需要定期檢查和持續監督合同執行情況,以確保達到目標和里程碑,特別是在支出和收入方面.合同跟蹤軟件可以為您提供所需的信息.

雙方必須確保他們遵守合同義務,供應商交付訂購或同意的內容.

此階段選定的 CLM 操作:

自動跟蹤債務

通過使用平衡計分卡和清單來衡量績效

定期進行商業和業務審查

根據需要管理合同糾紛

合同糾紛處理

由于客觀情況的變化和理解溝通等方面的原因,出現合同糾紛是正常的現象.當糾紛出現后,一定要對糾紛性質進行客觀和全面的評價,糾紛產生的原因、現狀、后果和影響都要考慮.對于缺乏誠信的欺詐,一定要義正詞嚴地予以反擊:該仲裁和訴訟的,要盡快收集資料進入法定程序.對于合同詐騙,盡早報案是維護權利的關鍵.對于能補救的糾紛,要采取積極的應對措施.變更合同、終止合同都是法律賦予合同當事人的權利.

4、合同變更

在大量的工程實踐中,由于合同雙方現實環境和相關條件的變化,往往會出現合同變更,而這些變更必須根據合同的相關條款適當地加以處理.如果某一方不理解合同條款,或不嚴格執行合同條款,那么該方會發生額外的代價以完成額外的工作任務.

合同變更的處理由合同變更控制系統來完成.合同變更控制系統包括文書記錄工作、跟蹤系統、爭端解決程序和授權變更所需的批準級別.合同變更控制系統是項目整體管理控制變更的一部分.任何合同的變更都是以一定的法律事實為依據來改變合同內容的法律行為.

有多種因素會導致合同變更,例如范圍變更、成本變更、進度變更、質量要求的變更甚至人員變更都可能會引起合同的變更,乃至重新修訂.對于任何變更的評估都應該有變更影響分析.例如,變更將如何影響所采購產品及服務的范圍、進度、質量等,這些影響會不會傳遞到項目的其他部分變更申請、變更評估和變更執行等必須以書面形式出現.

合同變更在某種意義上,還應該包括合同的轉讓和解除,這要視合同實際執行情況而定.這兩種變更需要合同雙方當事人協商一致,才可以協議執行.如有重大爭議,可以通過法律或仲裁手段解決.

按照合同簽約備方的約定,合同變更控制系統的一般處理程序如下.

(1)變更的提出.合同簽約各方都可以向監理單位(或變更管理委員會)提出書面的合同變更請求.

(2)變更請求的審查.合同簽約各方提出的合同變更要求和建議,必須首先交由監理單位(或變更管理委員會)審查后,提出合同變更請求的審查意見,并報業主.

(3)變更的批準.監理單位(或變更管理委員會)批準或拒絕變更.

(4)變更的實施.在組織業主與承包人就合同變更及其他有關問題協商達成一致意見后,由監理單位(或變更管理委員會)正式下達合同變更指令,承包人組織實施.

"公平合理"是合同變更的處理原則,變更合同價款按下列方法進行.

首先確定合同變更量清單,然后確定變更價款.

合同中已有適用于項目變更的價格,按合同已有的價格變更合同價款.

合同中只有類似于項目變更的價格,可以參照類似價格變更合同價款.

合同中沒有適用或類似項目變更的價格,由承包人提出適當的變更價格,經監理工程師和業主確認后執行.

5、合同檔案管理

合同檔案的管理,亦即合同文件管理,是整個合同管理的基礎.它作為信息系統項目管理的組成部分,是被統一整合為一體的一套具體的過程、相關的控制職能和自勸化工具.項目經理使用合同檔案管理系統對合同文件和記錄進行管理.該系統用于維持合同文件和通信往來的索引記錄,并協助相關的檢索和歸檔.合同文本是合同內容的載體.

如何改進合同管理?

授權與協作

當一個組織的所有領域都參與進來,并且責任不僅僅集中在少數人身上時,合同管理流程就會變得最有效.

過度勞累的法律團隊是企業的常見癥狀,其中合同管理更像是事后的想法,而不是核心實踐.

最初預計內部法律顧問將審查潛在的合同,然后通過擴展,預計將負責文件的存儲,義務和續展跟蹤以及合規性監控.

隨著合同量的增長,這很快就會變得不可行,并且團隊無法以相同的速度擴展.它還可能導致法律團隊花費大量時間從事不需要法律專業知識的工作

合同管理既低效又昂貴.

能夠通過分配這些任務的所有權來??委派責任對于成功的合同管理至關重要.

自動化

一旦您設計了合同管理流程,就必須確保它始終如一地應用于公司中的每個合同.

在可能的情況下,自動化流程有助于最大限度地減少手動管理和錯誤,并確保員工只需要在適當的時間執行特定操作.

通常,自動化將需要實施專業的合同管理軟件,但即使是像Excel這樣的系統也可以設置為從流程中刪除一些手動步驟

定期審查和抽查

較好的系統仍然需要審計和檢查,以確保一切都按預期運行.

定期抽查來自不同業務領域的個人合同記錄,將讓您深入了解流程的穩健性.

檢查記錄是否具有完整的元數據合同條款和義務是否受到監控,以及相關的合規性認證是否是最新的.

不要等待

我們經常聽到潛在客戶說,他們一直在尋求正式化他們的合同管理,并在很長一段時間內實施解決方案.

同樣,我們已經單獨寫了這個問題,但是如果您的企業擁有的??遺留合同??數量被證明是進步的障礙,那么您需要盡早解決它.

您的業務將繼續向前發展,將簽署更多的合同,并且將這些遺留協議放入您選擇的解決方案中的初始任務的規模將增加,從而使合同跟蹤更加困難.

以上詳細介紹了合同管理包括哪些方面,也介紹了如何改進合同管理.通過本文的介紹,我們可以了解到,合同管理應該包括合同簽訂、合同履行、合同檢測、合同變更、合同檔案管理等等,改進合同管理的方式主要包括授權與協作、自動化、定期審查和抽查、不要等待等等.