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在填寫沖銷憑證為負數的日記賬時，有一定的規則需要遵守。首先，在日記賬中應當明確出現“負數”字樣，以及負數數字。其次，負數的憑證應在正數憑證的下方，以示先后關系。最后，正數憑證前面的摘要列應特別標明是“沖銷”的，以及沖銷的憑證號。示例如下：
摘要 借 貸
購買物品 1000.00
沖銷購物憑證 500.00 500.00
這里，摘要明確標注沖銷購物憑證，借貸方法上分別表示沖銷的憑證號和金額，符合先正數再負數的填寫要求。
總之，當填寫沖銷憑證為負數的日記賬時，應該注意正負數的先后順序，摘要列應當標明沖銷的憑證號，另外，負數憑證下方應當寫明“負數”字樣，以及負數的金額數。
拓展知識：日記賬也叫總賬，是會計核算的基本賬務記錄文件。它是會計憑證的一個綜合，是會計記賬的基本工具。總賬將會計憑證中的所有明細賬目提煉整理，按照科目，分門別類的記載于其中。日記賬是按照時間次序記載會計憑證內容的賬簿，是對各項會計憑證做保留、匯總、核算的基礎。
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