如何編寫會計記賬憑證摘要

如何編寫會計記賬憑證摘要

1 日常收支業務摘要的編寫要規范統一

目前各單位根據業務量的大小，財務部門都分別設置了3—5人以上編制記賬憑證，所有人員力求使用統一格式、統一措辭。這樣使得會計賬簿的摘要體現整體一致性，更重要的是能夠充分發揮計算機查詢系統中“模糊查詢”板塊的功能。所以，對日常收支業務采用“主語＋謂語＋賓語”的句式。即具備經濟行為的主體、對象和內容三個最基本的要素，編寫時還要注意在主語前加上部門。統一措辭雖然在執行初期比較困難，只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認真總結，相信很快就能做到統一協調。

2 摘要的編寫要“簡”而“明”

所謂簡明，即簡單明了。太過于簡單的摘要，不能把經濟業務內容表達清楚。相反，如果摘要過于繁瑣，不僅羅嗦而且也會因摘要欄字數控制使得摘要不能全面顯現，影響賬簿使用者的使用。因此要在計算機設定的摘要字數內，抓住重點，將經濟業務內容盡可能簡單、全面地表述出來。

3 摘要的編寫要準確

對反映不同經濟內容的同一張記賬憑證，每項經濟業務內容要準確對應一個摘要，不能籠統地使用同一個摘要。現行的借貸記賬法和會計基礎工作規范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

4 更正錯賬時摘要要規范

根據《河北省企業會計基礎工作規范實施細則》的要求，對記賬后的記賬憑證，發現錯誤，用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷某月某日某號憑證”，同時，用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計分錄，在編制調整數字差額憑證時摘要為“調整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務必加上“某年”字樣。在此需強調一點，在注銷、訂正或調整某張錯誤憑證的同時，應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記，表示該憑證已被修改完畢，以避免該憑證被重復修改。

5 摘要中需要反映必要的數字

5.1 需要注明時間的摘要

有的摘要必須注明時間，如收到上級部門撥入某月經費；交納某月水費、電費、電話費、各項保險金、個人所得稅等；提取職工福利費、職工教育經費、工會經費等。在摘要中務必注明經濟業務所屬的時間。這樣不僅能有效防止發生漏記、重記的可能，而且便于單位間的賬務查詢。

5.2 需要注明人數的摘要

對發放職工防暑降溫費、職工困難補助、發放臨時工工資等，在摘要中要注明人次。以便為組織人事部門、工會部門統計相關數據，編制報表所用。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費時費力，只要使用查詢系統“科目查詢”板塊，所需數據躍然屏幕，起到事半功倍的效果。

5.3 需要注明數量的摘要

隨著各單位規模的不斷擴大，現有的資產設備遠遠不能滿足目前經營規模。需要購置的辦公設備、生產設備數量很大，需要報廢的陳舊固定資產也很多。雖然固定資產賬中反映資產的數量，但為了便于同固定資產管理部門隨時的“動態”對賬，在摘要中要注明資產的數量。

會計人員填寫記賬憑證摘要的書寫技巧？

1.簡單明了、一看便知。

有些會計人員單純追求“簡單”，但卻不明了。如收、付款憑證，只寫“收款”、“付款”二字。轉賬憑證，只寫“轉成本”、“調整科目”等。其實只要稍微多加幾個字，其意義就會很清楚，對收付款業務，摘要應寫明收付款的性質，即寫明收什么款，付什么款、如寫成“收新華廠銷貨款”、“收大成公司投資款”、“付包裝物押金”、“付購料款”、“付商業匯票款”等。對于轉賬業務，應寫明轉賬內容，如寫“結轉材料差異”、“轉入庫材料成本”、“轉出庫材料成本”、“轉產品銷售成本”、“收入轉本年利潤”、“購設備未付款”等等。

2.字跡清楚，語法通順。

3.內容要與附件相符，不能照抄。

在實際工作中，有的摘要寫著“歸還某單位的墊款”，可實際憑證是匯出銷貨款，有的將收入款計入應付款，當然，有的是筆誤所致，有的是對業務不十分理解，實際工作中，有的是為了隱瞞業務真相。總之，附件能真正表明業務的發生及完成情況，應根據附件的內容總結業務的性質，概括其業務內容，給人以一目了然的感覺。但又不能照抄原始憑證，有的會計將原始憑證的內容全寫入“摘要欄”，過賬時摘要寫了半張賬頁，則大可不必。

4. 紅字沖賬也應寫明摘要內容。

有的更正錯賬時的紅字沖賬內容沒有原始憑證或附件，但也應摘要寫明沖賬原因或業務內容如寫明“更正某號憑證錯賬”、“沖減退貨進項稅額”等。

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