會計憑證的設計原則與保管期限

一、會計憑證的設計原則

會計憑證設計，就是根據被設計單位實際情況，對憑證的種類、內容、用途、格式、傳遞程序作出科學的規劃，繪制出科學、規范的格式，以便為完整、及時、真實地記錄經濟活動提供所需要的信息載體。

同時在設計會計憑證時，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題，總的來說，會計憑證設計應遵循以下原則：

(1)清晰性原則。

原始憑證是對經濟業務的寫實，記賬憑證是對經濟業務的科學分類，故清晰性原則的含義是：

①能全面反映經濟活動的真實情況，例如經濟活動的發生時間、地點、內容、責任等情況，使人們一看便知而不致產生疑問;

②憑證要素齊全，例如對外原始憑證中應設計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業務內容、數量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內容;

③中心內容或主要內容應排列在憑證的重要位置;

④對記賬憑證而言，科目對應關系要清楚，不僅要有總賬科目的位置，還要有明細科目的位置;

⑤顏色顯明、易于區分不同用途的聯次，如收款收據一般為三聯，第一聯給交款人，第二聯記賬，第三聯為存根，各聯顏色應有明顯區別并標明各聯聯次。

(2)經濟性原則。

經濟性原則要求設計者做到：

①盡量考慮一證兩用或多用，以節約紙張和減少數字的轉抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記賬憑證等;

②憑證面積以能充分反映業務內容為原則，不宜過大或過小，過大浪費紙張，增加了印刷成本，過小不便于保管;

③專用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。

(3)統一性原則。

統一性原則要求，憑證的內容和格式應盡量做到統一和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發票等，有關部門設計時應做到全國統一，不能大小不一、內容不一。一個單位內部使用的憑證更應做到標準化，例如收款憑證中會計科目欄稱總賬科目，而付款憑證中該欄又稱一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統一性原則的。貫徹統一性原則不僅使憑證內容更清晰，同時也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機械化操作和在全國范圍內傳遞及使用信息。

(4)有利于加強經濟核算和內部控制原則。

自制的許多原始憑證是為加強經濟核算和企業內部管理服務的，設計時應充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產品加工單、工時記錄、停工記錄、產量記錄、管理費用分配卡等等的設計，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內部控制的需要。

二、企業的會計憑證要保管30年

新版《會計檔案管理辦法》已從2016年1月1日起開始施行了。《辦法》明確會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限由原來的3年、5年、10年、15年、25年調整為10年、30年兩類。其中，保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統一規定保管期限為10年；保管期限為15年、25年的會計檔案統一規定保管期限為30年。