做一個會講故事的財務人

記得CIMA（英國皇家注冊管理會計師）的最后一門考試中，居然有10%的分數是考溝通表達的，可見財務表達力是一個合格的財務高管必須具備的基本素質。

財務專業人士常常給人謹慎保守和不善表達的職業形象，這也不能全部說是偏見，主要還是大多數財務人員自己“悶”出來的。由于受專業訓練的固定格局所限，財務人士的工作重心常常聚焦于數字，而忽略了數字報告背后的溝通對象，這是財務人士在溝通交流上常常不知覺地陷入的第一個誤區，也即一個WHO的問題，沒有搞清楚所表達的東西是給誰看的，你的溝通對象到底是誰？一份報告所要表達的中心主題與技術復雜程度往往需因人而異，給總經理看的就要簡明扼要，避免生僻卻又不作交代的專業術語，而給直屬上司的可以多些技術論證。很多財務專業人士的通病就是一開始就扎入到技術細節中，讓人看得一頭霧水；一個真正懂得表達的人一定是遵循由外而內的思維過程：根據讀者對報告內容的了解程度而做必要的調整，或加入背景介紹，或從關鍵要點入手等等。

第二個誤區是數據多，提煉少，缺乏要點，也即WHAT的問題，核心內容不夠精煉深刻。很多人的報告，無論是演示稿還是數據表，洋洋灑灑寫了一大堆，多半是數據的羅列，聽報告的人聽完之后，走出會議室，什么都沒帶走。數據（DATA）只能說是基本素材，只有經過提煉之后才能成為有價值的信息（INFORMATION），而信息如果過于繁雜，還需要理出一條訊息（MESSAGE）。比如說一張實際費用與預算的對照表，在算出各個部門的各項支出對比之后，你最好能整理出一條“用一句話就能概括”的訊息，比如說，“除了營銷部門三月份的一次性展覽超支，其它部門的費用都在預算之內”，這才是畫龍點睛之筆。我在德國工作時，常與世界知名的麥肯錫咨詢公司共事，從他們那里學到的一個超強公式就是：表達力 = 圖表 + 說明 + 訊息，分別對應了上述的數據、信息和訊息的三個層次。

第三個誤區是頭重腳輕，結構混亂，也即HOW的問題。很多人習慣把自己耗時最長、研磨最深或是最有心得的那塊內容拿出來作為重點講解，自以為展現的是精華，卻不知整個結構零亂無序，讓讀者無從下手。我有一個在四大會計事務所工作的資深合伙人朋友，他說他們四大非常講究的一點就是做事的方法結構。要把一個主題表達清楚，結構最重要。應當是由粗到細，由大到小。在起草一個報告的時候，第一步不是動筆就寫，而是先化時間設計結構，比如分哪幾個部分來講，每個部分又有幾個小點，數據圖表又該在哪里作為輔助材料切入？這種“以終為始”的寫報告方法往往有這樣一個特征：頭輕腳重。這里的“輕”是簡潔輕靈的意思。第一頁PPT演示報告常常就是結論或核心觀點，然后點擊相關要點再彈出數據支持的明細。有時正文可能就一頁而已，所有的支持材料都作為鏈接文件放在附錄里了。其實大公司的演示會留給演講者往往就十來分鐘的時間闡述一個主題，如果不把重點放在最顯要的位置，在前三分鐘抓不住與會者的興趣，這個講演往往會以失敗告終。

那如何避免以上的三個誤區并做到以上的“由外及里”、“由大到小”和“由粗到細”呢？我覺得書寫知識文檔不失為一項很好的操練。這是我在德國企業以及在德國工作生活學到的一條最好用的效率提升技巧。財務工作專業性比較強，要把復雜的財務流程講清楚，實在不是一件容易的事。如果能學著做一些知識總結，特別是通過畫流程或者書寫操作指南的方式去把知識要點總結出來，把操作要領寫出來，表達力一定會有質的提高。比如說關聯公司的復雜交易，能將信息流、物流和價值流分別用不同的顏色標注清楚，將交易的幣種、境內外的區分和價格的變化過程一一交代清楚，這不僅可以鍛煉出慎密完整的邏輯思維，也可以讓人做事更加的規范與嚴謹，最重要的是可以培養“站在讀者角度想問題”的換位思考意識，這種思維模式一經養成，甚至可以提升到職業競爭力的高度。

從埋頭于數字到面對溝通對象，提升的不只是表達力，這更是一個財務人的職業轉型過程：從一個素材的加工者變成一個故事的敘述者。說到底，一個公司能得到資本市場追捧，靠的不就是故事精彩嗎！