教你掌握全面預算管理的精髓

我之前做了12年的財務，之后轉行又做了7年的銷售，之后我又出來下海了，現在已經做了兩年的培訓。今天我想把我自己關于預算的經驗跟大家分享一下，我主要討論的是財務預算跟績效的關系。我說的這個績效比較廣泛，不是僅僅把績效指標如何做成考核指標這么狹義。

什么是全面預算

在這之前，我想先說說我對全面預算的理解。什么是全面預算？在過去工作過程之中，我自己也在一直不斷地思考。我有個問題問一下大家，“各位有沒有人做過不全面預算？”不全面預算是什么樣的？15年前，我在國營企業財務處工作，我們那時候做預算非常簡單，領導說了做預算，我們財務部把去年的數字打出來之后，每個數乘以1.2就行了。上面領導一批準，再發到下面去，管你各部門經理同意不同意，你按照這個執行吧。我認為那個時候做預算就是不全面預算。

雖然那時候我們預算做得比較全，包括生產、銷售、產量，包括產供銷，研發各個環節，但是它其實不是我們現今說的全面預算。我們現在說的全面預算簡單理解是這樣的——當一個企業里面，各個部門經理，各個業務單元的領導者，使用預算工具管理自己的業績的時候，這時候我們就可以說一個企業已經將全面預算管理的工具為自己所用了，這時候才叫全面預算。不是簡簡單單“全”的問題，而是誰在使用預算的問題。如果只是財務部使用預算，那么可以狹義定義成財務預算。

全面預算管理的作用

接下來談談我對預算的作用的看法。預算在企業里面是什么樣的作用呢？一般來說，你如何應用預算決定了預算在你企業里發揮什么樣的作用。那你是如何去應用預算呢？

預算讓人踏實

我用我自己過去的工作經驗簡單跟大家介紹一下。1997年我剛去諾基亞做財務經理時候，看著什么都新鮮。那年代我連E-mail都不會發，到哪里都不敢吱聲，因為下面的人不是CPA就是曾經在原來公司做財務經理。

在三個月熟悉環境之后，某個月我拿著我的報表去找我們總經理，他是芬蘭人。我就跟他介紹上個月的收入是多少，銷量是多少，費用是多少等等。當我把這件事情介紹完之后，我發現他面無表情。我心想，“這怎么回事兒？是我英語不好，還是怎么了？”。一會，他問我一句話，“下個月怎么樣？”。當時，即便像諾基亞這樣大的跨國公司，也沒有做全面預算，所以我不知道怎么樣回答，只能下個月再準備。

下個月的報表做出來之后，這時候我就帶著下個月的數據和本月的數據又去找他做報告。同樣，當我給他匯報完本月的數據之后，他還是沒什么表情，接著還是問了一句，“下個月會怎么樣？”。這時我就很高興的拿出下個月的數據來，跟他說下個月的數據會怎樣怎樣。這時候他的臉上就有表情了，我自己心里也很高興。就在這時，他又問了我一句話，“全年會怎么樣？”我就又接著說對不起，我不知道。

這次我回去之后，就又開始做全面的預算。全年的預算沒那么簡單，所以我回去之后就開始動手。先畫了簡單表格，包括收入，利潤，成本，費用等等，然后拿著這東西到各個部門拜訪，像銷售部、采購部、生產部等等。這次在我親自操辦的情況下，把全年的主要數據要來了，這就是全面預算最原始的雛形。然后我就全部給他匯報了，這回他就心花怒放了。

這件事給我留下了很深的印象，我自己也琢磨為什么他很關心未來的數據呢？時間長了我就慢慢明白了。在芬蘭人設計諾基亞的手機里頭，你會發現一鍵就能按出日歷來，就我個人的理解來說，這體現了這個北歐國家人的直線思維，他們對未來很關心。如果你問一個中國人，說“2013年5月4日下午4點半開個會，你有什么時間嗎？”中國人會說你瘋了。但是芬蘭人會拿出來手機仔細查，說不一定有時間，改成5點半吧，而且他跟你約好了這個時間，他就算在歐洲他都坐飛機過來。

有一次一個南非的人給我們培訓如何跟芬蘭人交流，他首先問，你認為芬蘭人最重要的是什么？我們有的答規則，信用什么的。但是那個南非人說了一個詞“Schedule”，也就是日程表。

后來我就知道了，作為企業家，作為老板，作為總經理，如果不知道明天會發生什么，不知道明年發生什么，那么他們今天就會活的不舒服。我們是為明天，為下個月，為未來一年而著想的。在這種情況下，你僅僅告訴我，昨天是什么，這事兒一點不重要，你必須得告訴我，明天可能會怎么樣？我心里才踏實。你告訴我明天好，我高興，如果不好，我提前做準備，提前做準備照樣讓我心里踏實。這是預算的第一個作用，對未來的預見性能讓人過得舒服，過得踏實。

費用控制——IBM和諾基亞的啟示

預算的第二個作用是費用控制。有的老板對預算的第一反應就是控制。這實際上包括兩方面的，一方面是收入，一方面是費用。這兩方面我分別說一下。

先說收入。其實做預算，是給我們畫了一條基準線，收入是繞著它波動的，但是因為你有了基準線了，你就知道了一件事情應該做到什么程度。當你知道一件事情應該做到什么程度，結果你事實上沒有做到那兒的時候，或者做得跟它有偏差的時候，你就會校準它。這個校準的過程，也就是朝著基準線不斷去靠攏的過程，實際上是一種控制，就是我們在控制收入，朝著我們希望的態勢和走勢去發展。所以有好多企業說，“你看我們收入預算經常都不準，這收入預算一不準，其他所有東西跟著不準了這預算就沒有用了”，其實并不是這樣的，預算做不準是在所難免的，是常事兒，誰都做不準，最關鍵的是你要理解一點——預算起多大的作用，不是與它做的準不準直接掛鉤，而是與你怎么做這個預算相關的。

艾森豪威爾說過，預算本身什么都不是，制定預算的過程就是一切，為什么呢？因為我們做預算并不是說通過預算把收入和利潤控制在某一個點上，我們希望的是通過預算不斷地校準我們的基準線，把收入利潤等等指標控制在我們的趨勢當中，這就夠了。誰把預算做那么準肯定是蒙的。不管準和不準，你都得做，只有有了比較，你才能去分析，做改善管理。

第二個是費用。我們得這么理解，預算僅僅是眾多費用控制的手段之一，你還有那么多的手段呢，你有授權，你有報銷制度，審批制度，都寫的一清二楚，而預算只是其中的一個參考點而已。其他的東西沒有配套，公司的組織架構，授權，制度都是不完善的，不合理的，光有預算有什么用。

我之前跟我們另一個合伙人探討過預算對費用控制的作用，他是在IBM做的。在IBM這家公司，它是典型的“No budget ，no payment ”（沒有預算，甭想開支）。不管拿什么作為借口，沒有預算誰都不批，這是實打實的閉著眼睛控制。IBM能做到這一點，但是很多企業做不到。比如今兒來一重要客戶，必須得請人吃飯，預算即使超了，找領導，領導肯定特批。但是在IBM，預算超了，沒有，簽不下單來，那是你的事兒，不是我的事兒。也不會出現銷售經理過兩天辭職了，業績不好，走之前跟你說，我為什么完不成任務，就是因為超支了，你不批我。會有人做這事兒嗎？沒有，因為你連預算都搞不好，你還能干什么事兒？

大家可以想象一下，在IBM這種公司會出現什么現象？會出現是每一個業務單元或者部門經理手里的預算都會有節余。每一個到IBM公司的人都非常理解這種文化，所以手里的錢不敢輕易花出去。在這種情況下，公司費用照樣能控制住，像這種百年老店管理穩健，做這個也相對靠譜。

那么在諾基亞是什么情況呢？諾基亞和IBM完全相反，諾基亞是科技以人為本，所有東西都是人性化的。那你可能會問諾基亞的費用怎么控制？其實很簡單，在諾基亞公司不看預算，我們是現場判斷，我認為這錢該花我該花，我認為不該花我就不花，所以在諾基亞公司簽字的時候，碰到說NO的概率非常高。

有一個非常重要的現象，諾基亞有無數的SOP，也就是標準操作流程，制度、規定、規范都很健全。當一個單子擺在我面前時已經過了無數道關了，離出事兒很遠了，通常來講沒有太多的道理說這事兒不行。

有一件事讓我印象很深，有一年我們全公司裁員，這時候我找總經理，我說報告總經理，我認識一個非常厲害的銷售，現在剛從國外回來，能不能招到咱公司來？本來正常應聘是OK的，但是因為是全裁員，這時候怎么能招聘呢？我們總經理跟我說了一句話，“總不能讓這樣的競爭高手去對手那兒吧。”這我就明白他的意思了。他不把政策放到第一位置，他照樣招來，他很理解裁員的目的——公司是為了發展。

在他們這種文化中，第一，政策配套的相關制度必須健全，第二，這些人在執行制度的時候，很認真。我們有的時候說北歐人士直線思維，缺少靈活性，好處是保證費用控制住了。這個企業里面對那些在位的職業經理人挑戰很高，因為你對這件事兒得懂。當一個月月底結完賬了，開經營分析會的時候，預算花40萬，結果花了43萬，你得給人家解釋為什么超3萬。

其實絕大多數公司是在IBM和諾基亞這兩點之間找一個平衡，所以做預算最重要的是你一定要找到一個合適的平衡點，既適合你企業人員的水平和素質，又要適合企業的文化。

預算與考核的關系

第三個是與考核相關的。預算通常會被用來做考核，如果做得不準，你考核就會有問題，一定會造成不公或者激勵效果會不好，這就涉及到博弈的問題。

博弈不只是簡簡單單的費用往下砍，收入往上提。在外企里面，誰的地位最高？影響力最大？肯定不是業績最好的，而是占有最多資源的。但是在國營企業是能推就推了，中國乒乓球為什么打得好，推擋技術好。在外企是相反的，如果這事兒不是你的，那么好，這事是我的。如果這事兒那事兒都讓我干，我就能當常務副總了。

不管怎么著，這種博弈一定會存在，這種情況下，預算只用于考核的時候，得慎用，因為這個事兒要用不好，那兩個更重要的作用發揮不了。所以我們說預算對于考核來講，切忌一個事兒——直接拿那個數對應到考核指標。這樣不是特別好的方法。考核一定是系統化的、全面的，跟公司的薪酬體系等各方面相聯系的。

績效考核是企業最重要的指揮棒，如果考核跟預算沒聯系，預算一定邊緣化；如果預算跟考核產生聯系，這時候預算變得非常重要了，預算有時候會成為博弈的把柄，讓預算成為問題所在，這是不行的。

在企業里面，做預算這個事兒麻煩嗎？財務的人會覺得不麻煩，麻煩的地方在于填數據，好多銷售經理做得不合格。做預算的時候最大的困難是這個銷售經理第一次，第二次，第三次接觸全面預算的時候，他什么都不明白。所以當我們使用預算這個工具的時候，第一年會不準的，第二年也不準的，但是只要他用了，當他對預算的工具了解了，對未來有預見性的時候，這數就是不填，你企業其實也是可以的。這些人對自己的業務沒有很強的掌控能力是不行的，你怎么敢把企業交給他？他就是小銷售員而已。作為銷售經理，作為部門經理，必須對未來有預見力和掌控力，這時候他心里有盤算的，他腦子里不斷地盤算，他會有一個輪廓，會有畫面感，對預算工具不斷地使用，雖然他在使用的時候不太明白，但是慢慢他就會理解了。

企業的三個檔次

我們過去把企業分成三個檔次。

第一個檔次叫“手中無劍心中也無劍”。企業要做全面預算了，那些領導就整天做動員，講預算很重要，今年培訓，明年培訓，但是大家又都不愿意，嚷嚷來嚷嚷去，不明白為什么替財務部填那么多表，這就是心中無劍手中也無劍。

第二個檔次叫“心中有劍，手中也有劍”。當企業人員對于預算有初步的了解了，腦子里有點印象了，開始使用財務工具了，一般干兩到三年，這時候到第二個狀態了，手中有劍，心中有劍。

第三個檔次叫“手中無劍，心中有劍”。在這樣的公司中，你會發現預算這個詞很少出現。但是一到10月份，有人就會說什么時候做預算？怎么還不做？他自己該著急了，主動使用預算了。這是后期也就達到了第三個檔次。

很多企業處于初級，預算會遇到很多的阻力，但是一定要堅持。我從1997年進入諾基亞，到2001年，四年的時間，在由好的管理基礎情況下，才接受了預算這件事。正常的企業沒有三五年，想把預算做得井井有條是不可能的。

三個作用間的矛盾

剛才前面說預算有預見性，控制、考核三個作用，其實這幾個目標相互之間有時候是矛盾的。你在一開始貫徹全面預算的時候，想同時實現所有這些目標，是做不到的，眾多目標里只能挑一個，你要用來考核就考核，你要用來控制就控制，你要用控制來考核指標就成了問題了。

舉個例子，杰克韋爾奇是反對預算的代表人物，他說“預算就讓人們追求最差的目標，連我的司機都知道，讓他控制油費的時候，只要不超過預算就行了”。所以大家都在追求最高點，而不能引導盡可能節省。預算的控制作用是讓人們達到合格的水平，而不是追求卓越的。你要理解這件事兒，這跟你績效的追求不是一樣的。