會計檔案銷毀的合規判定標準

會計檔案銷毀的合規判定標準

會計檔案的保管期限結束后，若需銷毀，應由檔案部門與會計部門共同提出銷毀意見，并對會計檔案進行嚴格審查，編制詳細的會計檔案銷毀清冊。在銷毀過程中，若機關、團體、事業單位及非國有企業持有的會計檔案，需經單位領導批準后方可銷毀；而對于國有企業，則需由企業領導審核，再上報上級主管單位審批后方可進行銷毀。

對于那些未了結的債權債務原始憑證，即便會計檔案保管期滿，也應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門負責保管，直到所有債權債務結清為止。同樣，建設單位在建設期間形成的會計檔案，也不得銷毀。

在銷毀會計檔案前，應按照會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一進行清查核對，確保無誤。在銷毀過程中，各單位應當由檔案部門和財會部門共同派員進行監銷；而各級主管部門在銷毀會計檔案時，則需由同級財政部門和審計部門派員參加監銷；至于財務部門銷毀會計檔案時，則應由同級審計部門派員參加監銷。

完成銷毀工作后，經辦人員需在會計檔案銷毀清冊上簽字確認，并注明“已銷毀”字樣和具體銷毀日期，以示負責。同時，還應將監銷情況寫成書面報告，一式兩份，一份報給本單位的領導，另一份歸檔備查。

會計檔案銷毀清冊由誰來編制？

會計檔案銷毀清冊由單位檔案管理機構編制。2016年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》第十八條規定：經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

1、單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

2、單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

4、電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

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