會(huì)計(jì)電算化中的憑證錄入技巧

業(yè)務(wù)摘要輸入

憑證輸入中有許多常用會(huì)計(jì)詞匯,而不少會(huì)計(jì)軟件提供了用戶級(jí)的詞匯庫,可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來,并配以自定義的代碼,輸入憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯,可提高輸入速度.如金蝶軟件提供兩種快速復(fù)制摘要的功能,在下一行中按"……"可復(fù)制上一條摘要,按"http://"可復(fù)制第一條摘要.同時(shí),系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了摘要庫,在錄入憑證過程中,當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時(shí),按F7或單擊「獲取」按鈕,即可調(diào)出憑證摘要庫.選擇所需的摘要即可,在這個(gè)窗口中,您還可以新增、刪除或引入摘要.

科目代碼輸入

許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目,其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確,輸入此類科目時(shí),只輸入到其上級(jí)科目的代碼,由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目,此時(shí)將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級(jí)科目,所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近,省去多余的翻頁查找操作.會(huì)計(jì)科目獲取按F7或用鼠標(biāo)單擊窗口中的「獲取」按鈕,可調(diào)出會(huì)計(jì)科目代碼.

業(yè)務(wù)金額輸入

在輸入完多貸或多借的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入,省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩,像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵.如金蝶軟件對(duì)已錄入的金額轉(zhuǎn)換方向,按"空格"鍵即可;若要輸入負(fù)金額,在錄入數(shù)字后再輸入"-"號(hào)即可;金額借貸自動(dòng)平衡---"CTR+F7";憑證保存---F8.

會(huì)計(jì)分錄編制

會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì).在編制記賬憑證時(shí),應(yīng)盡可能地詳細(xì),甚至可以每張?jiān)紤{證編制一條分錄,摘要也應(yīng)詳細(xì)說明.沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映.在輸入收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時(shí),如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費(fèi)用,應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費(fèi)用類為借方.

改錯(cuò)更正

發(fā)生錯(cuò)賬,如果是當(dāng)月的未登記賬憑證,可直接修改,如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證,可沖銷錯(cuò)誤憑證,然后重新填制正確的記賬憑證.有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能,反結(jié)賬功能可將會(huì)計(jì)期間推前,然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài),再加以修改.

會(huì)計(jì)電算化的特征有哪些?

(一)人機(jī)結(jié)合

在會(huì)計(jì)電算化方式下,會(huì)計(jì)人員填制電子會(huì)計(jì)憑證并審核后,執(zhí)行"記賬"功能,計(jì)算機(jī)將根據(jù)程序和指令在極短的時(shí)間內(nèi)自動(dòng)完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分類、匯總、計(jì)算、傳遞及報(bào)告等工作.

(二)會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化、集中化

在會(huì)計(jì)電算化方式下,試算平衡、登記賬簿等以往依靠人工完成的工作,都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,大大減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān),提高了工作效率.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在會(huì)計(jì)電算化中的廣泛應(yīng)用,使得企業(yè)能將分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總到會(huì)計(jì)軟件中進(jìn)行集中處理,既提高了數(shù)據(jù)匯總的速度,又增強(qiáng)了企業(yè)集中管控的能力.

(三)數(shù)據(jù)處理及時(shí)準(zhǔn)確

利用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),可以在較短的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分類、匯總、計(jì)算、傳遞和報(bào)告等工作,使會(huì)計(jì)處理流程更為簡便,核算結(jié)果更為精確.此外,在會(huì)計(jì)電算化方式下,會(huì)計(jì)軟件運(yùn)用適當(dāng)?shù)奶幚沓绦蚝瓦壿嬁刂?能夠避免在手工會(huì)計(jì)處理方式下出現(xiàn)的一些錯(cuò)誤.

(四)內(nèi)部控制多樣化

在會(huì)計(jì)電算化方式下,與會(huì)計(jì)工作相關(guān)的內(nèi)部控制制度也將發(fā)生明顯的變化,內(nèi)部控制由過去的純粹人工控制發(fā)展成為人工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的控制形式.內(nèi)部控制的內(nèi)容更加豐富,范圍更加廣泛,要求更加嚴(yán)格,實(shí)施更加有效.

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